TRAMPIL MENGAUDIT

Posted: June 27, 2011 in ISO

PELATIHAN

TRAMPIL MENGAUDIT

 

UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

JAKARTA, 20 JUNI 2011

 

BAHASAN

1  Istilah yang perlu difahami  artinya.

2  Kategori / jenis audit.

3  Persiapan / penjadwalan   audit.

4  Tahapan-tahapan audit.

5  Sikap / sifat auditor.

6  Teknik komunikasi.

7  Teknik audit.

8  Penyiapan “checklist”.

9  Pelaporan ketidaksesuaian.

 

1  Istilah yang perlu difahami artinya.

(dari ISO 19011:2005)

 

o  AUDIT :

proses sistematis, mandiri dan   terdokumentasi untuk   memperoleh   bukti objektif   dan   menilainya secara   objektif   untuk menentukan   sejauh mana   kriteria audit   telah dipenuhi.

o  AUDITOR : orang dengan   kemampuan   melakukan audit.

O AUDITEE : organisasi yang   diaudit.

o REKANAN AUDIT : organisasi   atau orang yang   meminta diadakannya audit.

o  TIM AUDIT : seorang atau lebih   auditor   yang melakukan audit.

o  PAKAR TEKNIS :orang yang   menyediakan pengetahuan   khusus   dari atau   pakar   dalam   bidang   yang diaudit.

•PROGRAM AUDIT :

sejumlah   (satu   atau lebih) audit   yang direncanakan   untuk kerangka waktu tertentu dan       diarahkan ke tujuan tertentu.

 

•BUKTI AUDIT :

rekaman,   pernyataan   fakta atau   informasi lain yang relevan   dengan    kriteria audit dan dapat  diverifikasi.

o  BUKTI OBJEKTIF : data   pendukung   adanya atau   kebenaran sesuatu.

o  KRITERIA AUDIT : sejumlah kebijakkan,  prosedur atau   persyaratan yang   dipakai   sebagai rujukan.

o  TEMUAN AUDIT : hasil penilaian   bukti audit yang terkumpulkan   terhadap   kriteria audit.

o  KESIMPULAN AUDIT : hasil   audit   oleh tim audit   setelah mempertimbangkan tujuan   audit   dan semua   temuan   audit.

2   Kategori / jenis audit

AUDIT PIHAK KESATU :

audit   yang   dilakukan oleh, atau   atas nama organisasi   sendiri   untuk tujuan internal   = AUDIT   INTERNAL.

AUDIT PIHAK KEDUA :

audit yang dilakukan oleh pihak yang   berkepentingan dengan organisasi.

AUDIT PIHAK KETIGA :

audit   yang dilakukan oleh   organisasi     mandiri   eksternal.

 

Audit pihak kedua dan ketiga dapat juga dinamakan   AUDIT EKSTERNAL.

 

AUDIT KECUKUPAN/DOKUMENTASI:

audit yang membandingkan  dokumentasi    organisasi terhadap   persyaratan   standar.

AUDIT PEMENUHAN /PENERAPAN:

audit yang membandingkan dokumentasi    terhadap pelaksanaannya

 

3   Persiapan / penjadwalan audit

 

Faktor-faktor yang perlu dinilai

o  Adanya kegiatan kerja.

o  Tahapan kegiatan untuk diaudit.

o  Nilai kegiatan yang diaudit.

o  Kemungkinan adanya audit   eksternal.

o  Kaitan dengan tinjauan kontrak.

o  Masalah yang nyata / potensial

o  Apa jenis auditnya.

o  Kedalaman dan lingkup audit.

o  Tanggal dan waktu audit.

o  Siapa yang ditugasi untuk   memimpin audit.

Jadwal audit sekurang-kurangnya mencakup hal-hal berikut:

o  Bidang yang akan diaudit.

o  Siapa yang bertanggung jawab   atas kegiatan yang diaudit.

o  Lingkup audit.

o  Waktu audit.

o  Nama auditor (auditor)nya.

o  Nomor laporan audit.

 

Tugas Pemimpin Tim Audit

o  Menetapkan berapa banyak   pekerjaan audit itu nanti.

o  Menunjuk anggota timnya.

o  Memastikan adanya peserta.

o  Memberitahukan dan membagi   tugas anggota tim.

o  Memastikan kesiapan seluruh   tim.

o  Melaksanakan audit, termasuk   rapat pembuka dan penutup.

4  Tahapan-tahapan audit

1.  Pernyataan pembuka.

2.  Pelaksanaan audit.

3.  Pernyataan penutup.

Tahap 1 audit internal:

o  Perkenalkan diri.

o  Jelaskan lingkup audit.

o  Jelaskan lamanya audit.

o  Pertanyakan personel sudah   tahu.

o  Yang diaudit sistemnya, bukan   orangnya.

o  Jelaskan istilah dalam laporan.

o  Nyatakan saat dan isi penutup.

o  Tawarkan pertanyaan.

 

Tahap 2 audit internal:

o  Dahulukan hasil audit yang lalu.

o  Kita audit sistemnya, bukan   orang.

o  Seluruh lingkup tercakup.

o  Gunakan pertanyaan terbuka.

o  Sertakan bukti objektif.

o  Dengarkan dan tunjukkan   perhatian

o  Laporan harus jelas dan cermat.

o  Gunakan “checklist” anda.

o  Hindari pemborosan waktu.

 

 Tahap 3 audit internal:

o  Nyatakan audit telah selesai.

o  Ucapkan terima kasih.

o  Tonjolkan aspek positif, Sampling.

o  Ringkasan laporan ketidaksesuaian

o  Sepakati kerangka waktu koreksi.

o  Tawarkan petanyaan.

o  Sampaikan tindasan laporan audit.

o  Laporan resmi untuk Wakil Manajemen.

 

 tahap 4 (rapat penutup)

o  Selenggarakan rapat tim.

o  Himpun dan nilai semua temuan   tim.

o  Temuan serupa digabungkan.

o  Tentukan bersama tindakan   yang   harus   dilakukan.

o  Kategorikan, jika perlu.

o  Siapkan konsep laporan.

5  Sikap / sifat auditor

Auditor diharapkan

diplomatis, sopan, berdisiplin diri, jujur, sabar, penuh perhatian, gemar bertanya, pandai menjelaskan, berpikiran terbuka, analitis, rajin, tidak mudah dipengaruhi, tabah, rajin mencatat, cermat menyimpan catatan, mendengarkan orang lain, profesional, siap, terlatih.

 

Auditor tidak diharapkan

mudah percaya, mudah patah semangat, tidak berdisiplin, gemar memberikan pendapat, suka melecehkan orang, gemar berdebat, cerewet.

6  Komunikasi

(Alat penting)

Untuk berkomunikasi secara efektif:

o  Sesuaikan diri dengan keadaan.

o  Berlaku tenang, sopan, tepat   waktu.

o  Selalu siap, cermat dan   memiliki rasa imbang.

o  Berlaku terbuka, jujur, tekun   dan   berterus terang.

o  Mencermati hubungan tak baik   antara pribadi / kelompok orang.

 

Cara mendengarkan yang baik  dapat   dibiasakan:

o  Berhentilah berbicara.

o  Usahakan lawan bicara tidak   tegang.

o  Tunjukkan anda mau   mendengarkan.

o  Pastikan bahasa badan kita   tidak bertentangan dengan janji   kita.

Jenis-jenis pertanyaan:

o  Pertanyaan terbuka, diawali   dengan kata   tanya: apa,   siapa, bilamana, di mana,   bagaimana, mengapa.

o  Pertanyaan tertutup.

o  Pertanyaan menjurus.

o  Pertanyaan ganda.

o  Pertanyaan berandai-andai.

o  Pertanyaan yang tidak diucapkan.

7  Teknik audit

Audit adalah untuk menghimpun informasi. Selain melalui wawancara, auditor menghimpun informasi, antara lain dengan membaca dokumen, membaca rekaman, mengamati kejadian.

o  Saat memilih dokumen /   rekaman   yang   hendak kita   periksa,   lakukan pemilihan   itu sendiri.

o  Kalau ada yang disodorkan   kepada kita,   terimalah dengan   sopan, pelajari, kembalikan,   pilih sendiri yang   lain.

o  Ambil 1 atau 2 dari yang   terkini, 1   atau   2   dari yang di   tengah, 1 atau   2 dari   yang   di   belakang.

o  Kalau dari yang dipilih tidak   ditemukan   ketidaksesuaian,   cari   lagi yang lain?

 

JANGAN MENCARI-CARI !!!

INGAT : Bukanlahaibbagi auditor jikatidakditemukanolehnyaketidaksesuaian !!

 

Kalau semua pelaksanaan dilakukan berdasarkan aturan main yang ada, maka seharusnya segala sesuatunya akan terlihat teratur.

Jika terdapat sesuatu yang menyimpang, hal itu mudah dapat dilihat; ini memerlukan pemeriksaan lebih lanjut.

8  “Checklist”

o  Ini adalah alat mutlak bagi auditor.

o  Ini adalah alat pemicu ingatannya.

o Checklist jangan dianggap sebagai   daftar dari pertanyaan yang   akan diajukan.

o  Checklist hendaknya berisikan   kata-kata atau ungkapan kunci yang akan dipertanyakan

o  Checklist disusun berdasarkan   dokumen yang dipakai   sebagai      rujukan:   standar, pedoman mutu,   prosedur, atau   dokumen lain.

O Checklist menyediakan ruang   mencatat,dan perkiraan   waktu agar dapat mengelola waktu dengan   baik.

Checklist dan catatan yang dihasilkan harus disimpan baik-baik, karena ia akan dipakai sebagai bahan dalam penyusunan laporan audit.

 

9  Pelaporan ketidaksesuaian

Laporan ketidaksesuaian harus berisi

o  Apa yang diamati untuk dilaporkan

o  Apa rujukan bagi yang diamati itu.

o  Di mana terjadinya yang diamati.

o  Apa rincian dari yang diamati.

o  Apa usulan tindakan koreksinya.

o  Apa hasil tindak lanjutnya.

o  Ketentuan akhir keefektifannya.

INGAT JUGA:

o  Auditor tidak mencari kesalahan   orang.

o  Auditor sekadar menemukan   penyimpangan, kalau ada.

o  Auditor membantu auditee   untuk   menunjukkannya.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s